6.5 Gjennomføring av sammenslåingsprosessen

6.5.1 Lovverket

Sammenslåingen innebærer at de to fylkene og tilhørende fylkeskommuner rettslig sett opphører, samtidig som det etableres et nytt fylke og en ny fylkeskommune. Prosessen fram til nytt fylke og ny fylkeskommune er regulert i inndelingslova, jfr pkt 3.1.

Med sammenslåingen etableres det et nytt rettssubjekt, og dermed kommer reglene om virksomhetsoverdragelse i kapittel 16 i Arbeidsmiljøloven (AML) til anvendelse for de ansatte.

Ved sammenslåing skal det for en avgrenset periode opprettes en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda kan opprette et felles partssammensatt utvalg etter mønster av KL § 25 for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye arbeidsgiveren og de ansatte. Partssammensatt utvalg er også regulert i Hovedavtalen (HA) del B § 4. Det kan også bestemmes at det kun er arbeidsgiverrepresentantene som skal håndtere selve arbeidet med personaloverføringer mv., evt at arbeidet skal organiseres på en annen måte enn ved partssammensatt utvalg. Ved vurdering av modell er det viktig å sikre god forankring hos de tillitsvalgte og arbeidstakerne. Uansett modell skal drøftingspliktbestemmelsene i HA følges.

Arbeidsgivers generelle plikt til å gi informasjon og gjennomføre drøftinger i forbindelse med omstillingsprosesser er regulert i AML §§ 8-2, jfr. 8-1. Særskilte informasjons- og drøftingsregler ved virksomhetsoverdragelse og masseoppsigelse er regulert i §§ 15-2 og 16-5. De sentrale bestemmelsene om samme tema framgår av HA del B §§ 1-4-1, 1-4-3, jfr. 3-1. AML har også bestemmelser om informasjon og drøfting på individnivå, dvs. til de som berøres av virksomhetsoverdragelsen. Dette reguleres av § 16-6.

En tidsplan for prosessen bør inneholde tidspunkter for informasjon og drøftinger. Følgende prosesser må gjennomføres etter lov og avtaleverket:

  • Informasjon og drøfting med tillitsvalgte om tidsplan, informasjonsprosedyrer mv., jfr. HA del B § 1-4-1.
  • Drøfting med tillitsvalgte hvordan medbestemmelse skal ivaretas gjennom omstillingsprosessen, jfr. HA del B §§ 1-4-3, jfr. 1-4-1.
  • Drøfting med tillitsvalgte om behov for utvidet frikjøp av tillitsvalgtressurser, jf HA del B §3-3j.
  • Informasjon og drøfting med tillitsvalgte om virksomhetsoverdragelsen, jfr. AML § 16-5.
  • Informasjon til berørte arbeidstakere om virksomhetsoverdragelsen, jfr. AML § 16-6.
  • Ved overtallighet skal utvelgelsesområde og kriterier for utvelgelse drøftes med de tillitsvalgte, jf. rettspraksis og HA kapittel 1 § 3 punkt 3.3.
  • Drøfting med den enkelte arbeidstaker og tillitsvalgt før beslutning om oppsigelse, jfr. AML § 15-1.
  • Informasjon og drøfting med tillitsvalgte ved utlysing og kunngjøring av stillinger i ny fylkeskommune, jfr. HA del B § 3-1d.

AML har en reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelser. Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold, overføres til den nye arbeidsgiver. (AML §16-2). Arbeidstaker kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver (AML §16-3). Siden STFK og NTFK legges ned som juridiske enheter, vil det ikke være noe å reservere seg til. Hvis en ansatt bruker reservasjonsretten i dette tilfelle, vil vedkommende fratre sin stilling fra når juridisk enhet opphører, og ikke bli med over i ny juridisk enhet (ny fylkeskommune).

6.5.2 Organisering i gjennomføringsprosessen

I omstillingsprosessen er det viktig med prosjektorganisering som tydeliggjør mål og visjoner for sammenslåingen, slik at omstillingen motiveres av de resultatene som en ønsker å oppnå. For å lykkes med dette, må prosjektledelsen involvere og ansvarliggjøre tillitsvalgte og ansatte og skape tillit mellom politisk og administrativ ledelse.

For å beholde kompetansen i organisasjonen er det nødvendig å jobbe systematisk med de menneskelige sidene ved endringen.

Fellesnemnda er den nye fylkeskommunens øverste politiske organ og det som angår den nye fylkeskommunen skal vedtas av denne. Fellesnemnda må få delegert tilstrekkelig fullmakter fra Fylkestingene til å håndtere de arbeidsrettslige avgjørelsene, og bør selv delegere myndighet videre til administrativt nivå (prosjektledelsen).

Eksempel fra KS på prosjektorganisering:

69

Prosjektlederen ansettes av Fellesnemda. Det bør vurderes å ansette enten den som skal bli den nye Fylkesrådmannen/administrasjonssjefen eller en person med prosjektkompetanse og toppledererfaring fra fylkeskommune/kommune. Prosjektleder bør komme på plass snarest mulig.

KS anbefaler at Fellesnemnda delegerer administrativt ansvar som omhandler arbeidsgiverpolitikk, arbeidsrett osv til prosjektledelsen. Det anbefales også å delegere myndighet for følgende:

  • Fastsette administrativ organisering av den nye Fylkeskommunen
  • Fastsette bemanningsplan
  • Treffe beslutninger om overtallighetsreglement
  • Foreta utvelgelse av overtallige og tilsette i ledige stillinger (unntatt administrasjonssjef)
  • Generell myndighet til å ivareta arbeidsgiverfunksjonen ved f.eks drøftinger etter lov og avtaler

Den interne faggruppa anbefaler at det opprettes et partssammensatt utvalg som behandler overordnede retningslinjer/reglement. Det anbefales også at en egen arbeidsgruppe har som mandat å arbeide med arbeidsmiljøutfordringer, deriblant risikovurdering av arbeidsmiljøet. Ekstra ressurser til tillitsvalgte i gjennomføringsfasen bør vurderes, jfr HA §3.3j.

Det gjøres oppmerksom på at deltakelse av tillitsvalgte i administrasjonsutvalg og arbeidsgrupper ikke fritar fylkeskommunen for formell drøftingsplikt.

Informasjon er et av suksesskriteriene og da er det viktig ikke bare med informasjon til tillitsvalgte, men til alle ansatte. Det bør settes opp en informasjonsplan der det informeres om status, uavhengig om det er nye ting å komme med. Det anbefales at informasjonsplanene lages i samarbeid med tillitsvalgte.

Den interne faggruppa anbefaler at noen ansatte fra Personal- og organisasjonsavdelingene frikjøpes helt eller delvis for å delta i Prosjektledelsen og arbeidsgrupper.

6.5.3 Avklaringer av arbeidsrettslig og arbeidsgiverpolitisk art

Arbeidsgiver har styringsrett innenfor bl.a. disse områdene:

  • Endring av arbeidssted
  • Endring av arbeidsoppgaver
  • Arbeidstid
  • Seniorpolitiske tiltak

Et aktuelt spørsmål vil bl.a. være harmonisering av lønn, ettersom de to fylkeskommunene har ulik lønnspolitikk og praksis for avlønning.

6.5.3.1 Ansvaret til NTFK og STFK
Informasjon og drøftinger i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen skal skje i NTFK og STFK. Før vedtak om sammenslåing skal sammenslåingen drøftes med tillitsvalgte i begge fylkeskommunene.

Alle lokale særavtaler må gjennomgås og sies opp. Det må avklares om noen ansatte har individuelle rettigheter knyttet opp mot avtaler/arbeidsforhold.

Personalmapper må gjennomgås og opplysninger som ikke oppfyller kravene i opplysningsloven §§ 8 og/eller 9 må evt fjernes.

6.5.3.2 Ansvaret til Fellesnemnda
Forhold som angår ny fylkeskommune er Fellesnemndas ansvar.

Faggruppa anbefaler at det lages et omstillingsdokument som inneholder arbeidsgiverpolitisk strategi for sammenslåingen. Den bør bl.a. inneholde regelverk for virksomhetsoverdragelse, håndtering av overtallighet,
hvordan harmonisere ytelser, medbestem-melse, rekruttering, bemanningsplaner, kompetansebehov m.m. Det vil også være nødvendig å utvikle andre styringsdokumenter.

6.5.4 Virkemidler

Nedenfor omtales noen av de forhold som skal fastsettes i omstillingsdokumentet, men som det er viktig å være oppmerksom på tidlig i prosessen.

6.5.4.1 Organisasjonskart og bemanningsplaner:
Fellesnemnda bør fastsette den overordnede organisasjonen i den nye fylkeskommunen, mens den videre administrative organiseringen kan delegeres til prosjektledelsen, evt til ny administrativ leder.

Arbeidsgruppa anbefaler at det arbeides med organisasjonskulturen i ny fylkeskommune allerede i gjennomføringsfasen.

Pr 1.1.2015 har STFK 307 ansatte og NTFK 229 ansatte i sentraladministrasjonen. Til sammen vil det være over 500 ansatte som er direkte berørt og som skal vurderes i forhold til bemanningsplan i ny fylkeskommune.

6.5.4.2 Stillingsvern og overtallighet
I følge AL kan ingen sies opp med begrunnelse i en virksomhetsoverdragelse, men ansatte kan sies opp med begrunnelse i overtallighet. I saken om utredningsmandatet er det forutsatt at ingen skal sies opp som følge av sammenslåingen. Dette oppfattes som en garanti.

Sammenslåing av fylkeskommunene er imidlertid en stor omorganisering som trolig vil utløse visse former for overtallighet. Enkelte stillinger vil bli direkte berørt som f.eks. Fylkesrådmann/administrasjonssjef, andre ledere og en del administrative stillinger i sentraladministrasjonen. En slik overtallighet er rettslig å betrakte som saklig grunn for oppsigelse. Det forutsettes en ryddig og forutsigbar prosess og at utvelgelse av overtallige skjer etter saklige kriterier som er drøftet med tillitsvalgte. Garantien er derfor av politisk og ikke rettslig art og gir en smidig prosess og en større trygghet for ansatte.

Det bør imidlertid presiseres hva slags garanti som er gitt. En åpen garanti vil også gi garanti mot «endringsoppsigelse», dvs mot omstilling til nye arbeidsoppgaver. Dette vil f.eks være problematisk når ny lederkabal skal fastlegges etter sammenslåingen, jfr pkt 6.5.4.4 nedenfor.

Faggruppa anbefaler at det settes av midler til kompetanseutvikling slik at ansatte har muligheter til å kvalifisere seg til andre arbeidsoppgaver.

6.5.4.4 Lederstillingene
Flere ledere og ansatte i nøkkelstillinger vil bli overtallige som følge av at funksjonen som ligger til stillingen bare kan eller bør innehas av en person. Med utgangspunkt i nytt organisasjonskart og bemanningsplan må det avdekkes hvilke stillinger som blir berørt og en kartlegging blant de berørte for å avdekke om en eller flere ønsker å videreføre «sin» stilling. Hvis det er flere som konkurrerer om samme stilling eller om arbeidsgiver ønsker å lyse ut stillingen eksternt, må det vurderes om noen har «rettskrav» til stillingen.

Hvis ingen har rettskrav til stillingen, må det tas en beslutning på hvordan utvelgelse/rekruttering skal skje. Pga overtallighet blant ledere, vil kriteriene som er vedtatt brukt ved overtallighet og kompetansekravene i de nye stillingene komme til anvendelse på hvem som skal tilbys de ulike nye lederstillingene i den nye fylkeskommunen. Det er mulig å ha andre kriterier for ledere i en overtallighetssituasjon enn for andre stillinger.

6.5.5 Arbeidsmiljøutfordringer

Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver er regulert i AL §7-2. Planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet skal behandles i arbeidsmiljøutvalgene i begge fylkeskommunene. Det foreliggende planarbeidet om sammenslåing av de to fylkeskommunene faller under disse bestemmelsene.

Verneombudene har en viktig rolle i en omorganiseringsprosess. De bør involveres gjennom etablerte fora som arbeidsmiljøutvalg og arbeidsgrupper. Det bør vurderes hva slags ressurser som trengs i gjennomføringsfasen og hva slags organisering og ressurser som trengs for hovedverneombudene i ny fylkeskommune.

6.5.6 Tillitsvalgtordningen

HA regulerer ressurser til tillitsvalgte og hva som er informasjons- og drøftingspliktig. Informasjon og drøfting skal skje så tidlig som mulig og tillitsvalgte skal gis mulighet for reell påvirkning før beslutning fattes.

Så tidlig som mulig må tillitsvalgtordningen og hvordan ansattes medbestemmelse ivaretas drøftes mellom partene, jfr. HA del B §3-3. I gjennomføringsfasen bør det etableres samhandlingsarenaer mellom prosjektledelse og tillitsvalgte. Det bør vurderes om tillitsvalgte ytterligere bør frikjøpes under gjennomføringsfasen.